1. kokouksen avaus
Pirkko Kivikari-Sorjonen avasi kokouksen
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Heikki Sirkkola, sihteeriksi Pirkko Kivikari-Sorjonen, pöytäkirjantarkastajiksi Kimmo Kuurma ja Tuomo Ylitalo, jotka toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina.
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys
5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
Tilinpäätöstä, vuosikertomusta ja tilintarkastajien lausuntoa ei ole, koska yhdistyksellä ei ole ollut tiliä eikä rahaliikennettä. Varsinaista toimintaakaan ei ole ollut.
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
Edellisen mukaisesti tilinpäätöksiä ja vastuuvapauksia ei käsitelty
7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus
Tulevista tapahtumista keskusteltiin, päätettiin pyrkiä järjestämään eläinnäyttely syksyllä 2004. Tulo- ja menoarviota ei tehty vaan toiminnan suunnittelu jätettiin hallitukselle. Jäsenmaksuksi sovittiin 20 euroa, jäseneksi voi liittyä yksityinen henkilö, tila, perhe tai yritys. Jäsenmaksu on samalla liittymismaksu. Vahvistettiin yhdistyksen logo.
8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
Yhdistyksen puheenjohtajaksi valittiin Pirkko Kivikari-Sorjonen, varapujeenjohtajaksi Tuomo Ylitalo, sihteeriksi Heikki Sirkkola, rahastonhoitajaksi Aimo Kokkola, muiksi jäseniksi Anne Backman ja Sanna Hurtti-Lintula. Varajäseniksi Kimmo Kuurma ja Kristiina Kariniemi.
9. valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat
Tilintarkastajiksi valittiin Heli Sundholm ja Salla Salomäki, varalle Maarit Kolho ja Marika Ristimäki.
10. Pankkitilin avaaminen yhdistykselle
Päätettiin avata yhdistyksen tili Hattulan Nordea pankkiin Parolaan. Käyttöoikeus puheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla, kummallakin yksinään.
11. Selvitetään http://www.alpaca.fi/ domainnimen omistus
Puheenjohtaja selvitti www.alpaca.fi domainnimen omistusoikeuden. Nimi on rekisteröity Alpakkatuote AY:lle. Sovittiin sen käytöstä yhdistyksen kotisivuna. Pyydettiin selvittämään sen siirtomahdollisuus yhdistyksen nimiin mutta kokouksen jälkeen selvisi, että domainnimen siirtoon viittavienkin sitoumusten tekeminen on kiellettyä (Verkkotunnuslaki). Asiaa selvitetään hallituksen toimesta ja hallitus voi sopia tarkoituksenmukaisista järjestelyistä. Yhdistys maksaa Alpakkatuotteelle kotisivusta aiheutuneet kulut. Heikki Sirkkola ylläpitää sivuja korvauksetta mikäli ne pysyvät nykyisenlaisina.
12. Esitellään ehdotus eläinrekisterimalliksi
Tutustuttiin Pirkko Kivikarin ja Heikki Sirkkolan tekemään eläinrekisterimalliin ja keskusteltiin siitä. Malli hyväksyttiin seuraavian muutoksin: sukupuolen merkintä lisätään etusivulle, otsikot kirjoitetaan myös englanniksi. Rekisteritodistuksen malli on nähtävissä kotisivulla. Keskusteltiin myös suomenkielisestä termistöstä ja keskustelua jatketaan sopivissa tilaisuuksissa. Hallitus perustaa jalostustoimikunnan tai vastaavan kehittämään jalostustyötä.
13. Keskustellaan eläinten tauti- ja tuontiasioista
Heikki Sirkkola piti alustuksen ajankohtaisista eläintaudeista. Vilkasta keskustelua.
14. Alpakkatuote AY:n esittely
Alpakkatuote AY:n esittely. Yritys on perustettu eläinten hoitoon liittyvien tarvikkeiden välittämiseksi ja eläinkauppoihin liittyvään konsultointiin. Yrityksen kotisivu on http://www.alpakkatuote.fi/
15. La Alpaca yrityksen esittely
La Alpaca yrityksen edustaja ei päässyt kokoukseen. Yritysesittely järjestetään myöhemmin sopivassa tilaisuudessa. Yritys toimii Helsingissä Korkeavuorenkatu 13:ssa
16. Laamojen esittely
Pirkko Kivikari-Sorjosen laamaesittely jätettiin pois, kotisivulla on aiheeseen liittyvää tekstiä.
17. Muut esille tulevat asiat
keskusteltiin mm. eläinten vakuuttamisesta, eräästä tautitapauksesta Ruotsalaisella tarhalla, Hollannissa tapahtuneesta eläinvarkaudesta. Sanna ja Jouni Lintula esittivät Saksassa kuvaamansa videon alpakkatarhalta.
18. Kokouksen päättäminen

Jäsentietojen ilmoittaminen
Yhdistyksen jäseneksi ilmoittautuivat ilmeisesti kokouksessa olleet. Vaikka nimilista kiersikin, lähettäkää silti yhteystietojanne sähköpostina, eipähän tarvitse naputella niitä kaikkia itse. Ilmoittakaa myös mitä tietoja voidaan laittaa kotisivulle. Myös ne, jotka eivät päässeet kokoukseen voisivat ilmoittaa liittymisestään vaikka olisivatkin jo aikaisemmin ilmoittaneet olevansa kiinnostuneita jäsenyydestä. Jäsenrekisteriä aletaan pitää jäsenmaksun maksaneista kunhan tili saadaan avattua. Siitä ilmoitetaan kotisivulla.

Nimi (perhe, tila, kasvattajanimi)
Postiosoite
Puhelin, kännykkä tekstiviestejä varten
sähköposti
kotisivu, jos se liittyy jotenkin tähän aiheeseen

Yhdistyksen kotisivulle on tarkoitus laittaa lisää alpakoihin liittyviä nettilinkkejä, ilmoita hyvistä linkeistä.